План

1. История происхождение секретаря

2. Этика и как должен вести себя секретарь - референт

2.1. Основные этические функции секретаря

2.2. Современные требования этики секретаря

2.3. Классификация секретарей.

2.4. Обязанности.

3. Заключение

1. История происхождение секретаря

Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

2. Этика и как должен вести себя секретаря - референт.

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Основные этические функции секретаря.

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

· знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

· знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

· знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Современные требования этики секретаря.

Чтобы отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;

2. хорошо владеть речью и письмом;

3. обладать хорошей памятью;

4. хорошо ориентироваться во времени;

5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8. быть энергичным, проявлять инициативу;

9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Классификация секретарей.