Есть несколько позиций, которые занимают секретари:
RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.
На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…
Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.
Обязанности.
Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:
· учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
· оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п ;
· подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
· оформление протоколов рассылок выписок из них;
· анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
· подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
· прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
· организация приемов посетителей;
· прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.
Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:
· техническое обеспечение работы руководителя;
· подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
· организация приема работников и посетителей;
· телефонное обслуживание;
· подготовка командировок;
· организация презентаций и специальных приемов гостей;
· стенографирование;
· контроль за праздничными и юбилейными датами;
· обработка почты;
· машинописные работы;
· сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
· сбор материалов для докладов и речей руководителя;
· ведение табеля учета рабочего времени и т.д.
Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.
Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.
3. Заключение
Этическое требования секретаря стоит на ровне с профессионализмом и также требует постоянного усовершенствования. От коммуникабельности секретаря зависть процветание фирмы или организации, как уже сказано выше секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет и говорить опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции.